Vận dụng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển với 10 bước quan trọng

Thật vậy, khi nói rằng vận tải bằng đường biển là xương sống của thương mại quốc tế quả không sai, vì nó kết nối các quốc gia, thị trường, doanh nghiệp, sản phẩm và con người trên toàn cầu, đồng thời nó cũng cho phép vận chuyển hàng hóa kịp thời và hiệu quả trên quy mô rộng khắp Trái Đất. Vậy quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển sẽ diễn ra như thế nào? và cách hoạt động quy trình đó như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất? Cùng Provina tìm hiểu nhé!

● Có thể bạn cần tìm: Sản phẩm thay thế màng PE 

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cập nhật 2020

Quy trình xuất khẩu hàng hoá gồm nhiều bước và có liên quan mật thiết với nhau. Vì vậy, để có thể làm việc trong ngành xuất nhập khẩu nói riêng và logistics nói chung, bạn cần biết rõ quá trình này. Quy trình gồm 9 bước:

1. Đàm phán và ký kết hợp đồng (giữa người mua và người bán)

Đây là khâu quan trọng nhất của quá trình, nó quyết định đến lợi nhuận của công ty bạn. Hai bên thương lượng để thống nhất các nội dung của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, trong đó có các điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều khoản giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên. Bạn phải thương lượng với khách hàng và cuối cùng bạn phải ký hợp đồng ngoại thương cho lô hàng.

2. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện được phép xuất khẩu)

Trường hợp 1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa.

Trường hợp 2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Ví dụ, để xuất khẩu các mặt hàng như thuốc men, hạt giống, gỗ, đồ cổ,… thì phải xin phép ngành quản lý. Khi đó, bạn phải xin giấy phép xuất khẩu dưới hình thức nộp đơn một lần.

Chi tiết phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu tại Nghị định 187/2013 / NĐ-CP.

Toàn cảnh quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

3. Xác nhận thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng)

Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là thanh toán. Khó khăn trong việc thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho các nhà xuất khẩu. Xác nhận giao dịch thanh toán là nghiệp vụ rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế theo các điều khoản của hợp đồng. Vì vậy, người bán yêu cầu người mua đặt cọc trước khi chuẩn bị hàng để xuất, thông thường các công ty xuất khẩu của Việt Nam yêu cầu đặt cọc 30% tiền hàng.

● Thông tin có thể bạn cần: Cách tính cước phí vận chuyển đường biển

4. Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Nhà xuất khẩu cần lên kế hoạch sản xuất hàng hóa đảm bảo số lượng, quy cách và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.

Trên thực tế, nhà xuất khẩu có thể là nhà phân phối hoặc nhà kinh doanh:

Trường hợp 1: Trực tiếp sản xuất hàng hóa.

Trường hợp 2: Mua hàng xuất khẩu.

Các nhà xuất khẩu cần: Tìm nhà cung cấp để mua, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản và xuất.

Trường hợp 3: Gia công hàng xuất khẩu.

Các bước cần làm: Rà soát các khâu trong quy trình sản xuất và bố trí thiết bị, nhân sự, .. Ký hợp đồng mua hoặc nhận cung cấp nguyên vật liệu. Tự sản xuất hoặc thuê ngoài sản xuất. Kiểm tra hàng tồn kho chờ xuất.

Trường hợp 4: Liên doanh, liên kết để xuất khẩu.

Các bước chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: Ký hợp đồng đơn hàng, liên doanh, tổ chức theo dõi quá trình chuẩn bị và đóng gói.

5.  Đặt trước loại xe vận chuyển thích hợp

Việc đặt xe với hãng vận chuyển và chi phí vận tải quốc tế sẽ do người mua hoặc người bán chịu trách nhiệm, tùy thuộc vào điều lệ được ký kết trong hợp đồng mua bán quốc tế.

Nếu công ty của bạn xuất khẩu điều khoản CIF hoặc CNF, công ty của bạn sẽ chịu trách nhiệm đặt vé và vận chuyển đường biển. Điều đó có nghĩa là bạn phải liên hệ với công ty vận chuyển, sau đó ký một thỏa thuận để lấy phiếu đặt chỗ cho các lô hàng.

Nếu công ty của bạn xuất khẩu theo điều kiện FOB, bạn chỉ cần hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng đến cảng để xếp hàng. Người mua chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế.

6. Đóng gói, ký gửi hàng

a. Đóng gói hàng hóa tại kho:

Trong giai đoạn này bộ phận xuất nhập khẩu cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại xưởng đóng hàng. Bạn phải điền đầy đủ thông tin vào lô hàng theo yêu cầu của khách hàng. Các thông tin bao gồm tên sản phẩm, nước sản xuất, khối lượng tịnh, khối lượng bì, hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, cồng kềnh, ...).

Ngoài ra bạn cần áp dụng các kỹ thuật và cách thức đóng hàng vào container, đồng thời sử dụng các sản phẩm chằng buộc hàng hóa được sử dụng phổ biến nhất hiện này để cố dịnh hàng hóa chắc chắn nhất trước khi di chuyển hàng hóa lên tàu nhằm đảm bảo an toàn và tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

b. Đóng gói tại cảng:

Quy trình đóng hàng tại cảng khá giống với đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, việc đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thông thường, khi đóng hàng tại cảng, bạn sẽ phải thuê nhân công đóng gói hàng hóa của cảng.

7. Làm thủ tục hải quan

Đây là bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này bao gồm các công việc: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, nộp phí, lấy tờ khai, thanh khoản tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan.

a. Mở tờ khai hải quan:

Để mở tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; biên lai chứng từ do hải quan tiếp nhận (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng mua bán ngoại thương (bản sao); Hóa đơn thương mại (bill) và danh sách đóng gói (Packing list).

b. Đăng ký tờ khai:

Người đăng ký sẽ dựa vào thông tin ở bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký cho lô hàng được thông quan. Nếu lô hàng không có bất kỳ vấn đề gì, nó sẽ vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng bị kiểm tra thì có thể đi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

c. Trả phí:

Bạn phải tiến hành thanh toán thủ tục hải quan.

d. Nhận tờ khai:

Cơ quan hải quan sẽ ghi số container và số niêm phong vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).

e. Thanh lý tờ khai:

Nhân viên làm thủ tục hải quan sẽ xuất trình tờ khai đã hoàn thành để nhân viên cảng kiểm tra xem container và niêm phong đã được hạ xuống hay chưa. Sau bước này, container sẽ được tiếp nhận vào hệ thống cảng.

f. Xác nhận tình trạng:

Khi container đã được hạ xuống, nhân viên giao hàng phải ký vào phiếu xuất kho và xác nhận tình trạng của thùng hàng.

g. Tờ khai hải quan xuất khẩu thực tế:

Sau khi lô hàng được giao cho khách, nhân viên giao hàng phải thực hiện xuất hàng thực tế cho lô hàng gồm các giấy tờ sau: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), hóa đơn thương mại (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill của tàu).

Chú ý nếu lô hàng của bạn cần mua gói bảo hiểm. Vui lòng liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của bạn. Hạn mức bảo hiểm sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Đối với hàng hóa thông thường, giá mua bảo hiểm sẽ là 2% tổng giá trị hàng hóa. Trường hợp lô hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB hoặc CNF thì không cần bảo hiểm.

8. Xác nhận giao hàng tận nơi

Công việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan lô hàng là bạn phải cung cấp chi tiết vận đơn cho hãng tàu vào vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước khi chốt thời gian đóng hàng và trước khi thực xuất. Việc giao hàng cho tàu sẽ kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn, có thể là vận đơn gốc (3 liên) hoặc vận đơn đã giao hàng.

9. Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu

Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ, bạn gửi cho đơn vị nhập khẩu theo thỏa thuận hợp đồng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình nhập hàng.

Về cơ bản đây là các bước của quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hi vọng với những thông tin mà Provina vừa chia sẻ trên đây đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Nó sẽ giúp bạn hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn còn điều thắc mắc để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất!

 

CÔNG TY TNHH PROVINA

Địa chỉ: 243/4 Huỳnh Văn Luỹ, Khu phố 6 Phường Phú Lợi, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam.

Điện thoại: 0274 6543 128 

Hotline: 0948743046 

Email: provina.co@gmail.com

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------