Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Thực hiện quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Trong bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về những bước cần thiết khi vận chuyển hàng hoá bằng đường biển.

Các bước quan trọng cần lưu ý khi vận chuyển hàng hoá bằng đường biển

1. Đặt lịch tàu

Bước đầu tiên trong vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đó là đặt tàu trước. Trước đó bạn cần liên lạc và ký hợp đồng vận chuyển với bên công ty đại diện tàu trước.

Thông thường, lịch vận chuyển tàu sẽ kín trước khoảng 1 tuần. Nhất là trong mùa cao điểm. Do đó chúng ta cần cân nhắc đặt sớm. Để bên hãng sẽ liên hệ điều phối đóng gói sản phẩm trước, đừng quên cung cấp thông tin về xuất xứ và các loại hàng hoá mà bạn cần vận chuyển.

Để đặt được một con tàu hợp lý bạn cần cung cấp những thông tin sau đây cho hãng đại lý đại diện:

- Cảng xếp hàng: có thể là nơi xuất phát đầi tiên hoặc không, tùy theo đại lý và nơi tàu đang neo đậu.

- Cảng trung chuyển : có hai hình thức là trung chuyển (quá cảnh) và trực tiếp. Tùy theo quy định, thỏa thuận giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.

- Cảng dỡ hàng: nơi hạ container hàng

- Thông tin hàng hóa: tên hàng , trọng lượng, tính chất...

- Thời gian đi dự kiến (ETD)

- Các yêu cầu khác tùy thỏa thuận 2 bên: Loại thùng chứa, cách sắp xếp, bảo quản, nhiệt độ, thông gió...

2. Kiểm tra và xác nhận đặt tàu

Bước tiếp theo của quy trình vận chuyển bằng đường biển là kiểm tra thông tin và xác nhận đặt tàu.

- Kiểm tra thông tin cảng đến: Các yêu cầu nếu có của cảng đến của quốc gia, vùng lãnh thổ đó.

- Loại container và kích thước phù hợp với từng loại hàng.

3. Theo dõi quá trình đóng gói và thông tin cập nhật từ các bên

Đối với quy trình nhập hàng bằng đường biển, nhiệm vụ giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình đóng gói hàng hóa để cập nhật cho đối tác sẽ do đơn vị xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh sở hữu tàu của đại lý đảm nhận. Một số thông tin cần cập nhật như là: nhiệt độ thùng chứa, container trong quá trình vận chuyển...

4. Kiểm tra, xác nhận các văn bản, tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hóa và tất cả thuyền viên

Cần tìm hiểu xem hàng hóa của bạn khi vận chuyển cần những giấy tờ gì? Sau đó yêu cầu cho đối tác chuẩn bị. Kiểm tra tất cả mọi thứ vì  có bất kỳ một sai sót nhỏ nào, lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối lớn từ hải quan, cơ quan nhà nước.

5. Thông báo cho nhà nhận hàng trước khi lô hàng cập cảng

Thông báo sớm trước ít nhất 1 ngày cho bên nhận trước khi tàu cập cảng. ác thông tin trên giấy báo hàng đến sẽ tương tự như trên hóa đơn bao gồm tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số container, niêm phong, tên tàu, số lô hàng, mô tả hàng hóa, ...). Ngoài ra, sẽ có phụ phí khác nếu có tùy vào cơ quan địa phương đó.

6. Đăng ký chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy theo loại hàng hóa, mã HS, .. quy định của Nhà nước mà bạn phải đăng ký những thủ tục gì để được cấp chứng nhận phù hợp. Nếu bạn không đăng ký chứng nhận liên quan đến lô hàng. Khi đó lô hàng của bạn sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong việc xử lý hàng hóa với cơ quan chức năng.

7. Khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu

Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập hàng bằng đường biển. Trong quá trình làm thủ tục hải quan, khâu chuẩn bị hồ sơ là khâu quan trọng nhất.  Sau đó chúng ta sẽ hoàn thành viêc khai báo hàng hóa với hải quan, liên hệ với bên nhận để dỡ hàng xuống cảng.

8. Nhận và kiểm tra hàng hóa

Kiểm tra các giấy tờ chứng nhận, niêm phong của container, tình trạng container...Sau đó mới bắt đầu nhận hàng.

9. Lưu giữ tất cả các giấy tờ liên quan

Mọi giấy tờ liên quan đến quá trình nhập hàng bằng đường biển cần được lưu trữ cẩn thận. Để đối chiếu trong trường hợp phát sinh, khiếu nại, ...Các tài liệu cần lưu giữ bao gồm:

Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, báo cáo tình hình sử dụng hàng hóa miễn thuế.

Hồ sơ xét miễn, giảm, hoàn thuế, không thu thuế.

Hồ sơ yêu cầu xử lý về tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, ...

Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, v.v.

Sổ sách, chứng từ kế toán.

Trên đây là các bước thực hiện quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, tùy vào từng thời điểm cũng như là loại hàng hóa mà có các bước đặc biệt khác nhau, chúng ta cần lưu ý trước để có một quá trình vận chuyển dễ dàng và thuận lợi. Ví dụ trong thời điểm thế giwosi đang bùng phát dịch bệnh thì việc khai bao y tế và đảm bảo sức khoẻ cho thuyền viên là điều tối quan trọng. Đồng thời sẽ có thêm bước kiểm tra y tế trước khi giao nhận hàng. Mong rằng bài viết sẽ đem đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc!

CÔNG TY TNHH PROVINA

Địa chỉ: 243/4 Huỳnh Văn Luỹ, Khu phố 6 Phường Phú Lợi, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam.

Điện thoại: 0274 6543 128 

Hotline: 0948743046 

Email: provina.co@gmail.com

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------